Riksarkivet reder ut offentlighetsprincipen

I Sverige har vi offentlighetsprincipen som enligt Regeringskansliet är ”en hörnstenarna i ett demokratiskt samhälle.” Det sägs att demokratin mår bra av att granskas, och att insyn i myndigheternas verksamhet skapar garantier mot maktmissbruk och ger möjlighet att påverka.

Vad som inte framkommer är att myndigheterna gör det oerhört svårt att få reda på vad som händer genom att enbart lagra dokument i pappersform och ta ut en avgift för dessa när man vill ha kopior. Utöver det har till och med myndigheterna själva svårigheter att alls plocka fram efterfrågat material eftersom deras sökmotorer och arkiv är bristfälliga.

Det började med ett försök att få reda på vad folkhälsominister Maria Larsson har sagt och skrivit gällande cannabis och cannabisläkemedel. Eftersom hon sedan april har undvikit att besvara mina mail tänkte jag kolla via arkiven vad som har sagts. Det som började där har nu blivit något annat och större. Det här är del tre i Sverige och offentlighetsprinicipen.

From: kol14.com
To: Riksarkivet
Date: ons, 22 juli 2009 17:05

Hej,

Jag har en fråga om allmänna handlingar och originalform. Om en handling inkommer till/skickas ut från en myndighet, och handlingen är att räkna som allmän handling, har jag då rätt att begära ut den i originalform enligt offentlighetsprincipen?

Jag undrar med anledning av att jag blir hänvisad till papperskopior, och att få betala för dessa. Alternativt kan jag antagligen besöka arkivet själv och titta på materialet, men jag skulle föredra att få det i digital form om det ursprungligen fanns i sådan form.

Vad gäller lagmässigt eftersom man verkar prata mycket om att man bevarar originalinnehåll istället för originalhandling när det gäller elektroniskt lagrade handlingar?

/ hälsn, Joakim Hedström

En vidarelämning till verksjuristen, tre påminnelser och fem veckor senare …

From: Riksarkivet
To: kol14.com
Date: tis, 1 sept 2009 12:50

Hej Joakim,

jag beklagar att svaret har dröjt.

Din fråga handlade om originalform bl.a. och jag ska försöka besvara de
frågor som du ställt.

Vad gäller rätten att ta del av en myndighets handlingar, så är det
endast de (offentliga) allmänna handlingarna som omfattas av
offentlighetsprincipen.

Myndigheterna har ingen skyldighet att lämna ut handlingar i annan form
än på papper och för Riksarkivets del så har vi ett undantag från
avgiftsförordningen, vilket innebär att vi har större rätt än andra
myndigheter att ta ut avgifter för kopior. Men det är ju alltid möjligt
att på stället (här i våra lokaler) utan avgift ta del av de handlingar
du önskar.

Vad gäller särskilt ömtåliga (gamla, slitna) handlingar så finns en
bestämmelse i TF som säger att om betydande hinder uppstår för
myndigheten, så kan ett utlämnande nekas. Detsamma gäller särskilt
värdefulla handlingar. I dessa fall har den som så önskar rätt att
istället få en avskrift eller kopia ( har ansetts motsvara ett
utlämnande ”på stället” dvs utan avgift).

Det är möjligt att myndigheterna framdeles kommer att bli skyldiga att
utlämna sina handlingar även i elektronisk form, men det är i vart fall
inte aktuellt för närvarande.

Återkom gärna om du har ytterligare frågor.

Med vänlig hälsning

Verksjurist
Verkskansliet
Riksarkivet